# Kỹ năng mẫu #2 — Theo dõi đơn hàng + nhắc thanh toán

> Template `.md` ready-to-use — copy-paste vào Claude Desktop / Claude Code / Cursor để Claude theo dõi hóa đơn quá hạn + soạn email/Zalo nhắc thanh toán cá nhân hóa.
>
> Bản: v1.0 · Tác giả: Eroca Thanh · Bộ kỹ năng LM7

---

## Vấn đề kỹ năng này giải quyết

Bạn có Google Sheet danh sách hóa đơn (B2B / B2C bán sỉ / agency / dịch vụ tháng). Cuối tháng tổng kết, bạn phát hiện:

- Một số hóa đơn đã quá hạn 7-30 ngày chưa được thanh toán
- Bạn ngại nhắn khách "đòi tiền" — kỳ kèo lủng tủng
- Khách "quên" hoặc chờ Owner nhắc — nhắc trễ thì cash flow lủng

**Cách cũ:** Owner tự đọc Sheet → từng dòng → soạn tin nhắn cho từng khách → 1-2 tiếng/tuần + cảm giác khó chịu.

**Cách mới:** Copy template → Claude tự lọc danh sách quá hạn → soạn 1 email + 1 tin Zalo cá nhân hóa cho mỗi khách → Owner duyệt → gửi.

---

## Câu lệnh chủ đạo (paste vào Claude)

```
Bạn là trợ lý kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Việt Nam.

Tôi gửi bạn file Google Sheet danh sách hóa đơn. Cấu trúc:
- Cột A: Số hóa đơn
- Cột B: Tên khách hàng
- Cột C: Số tiền (VNĐ)
- Cột D: Ngày phát hành (YYYY-MM-DD)
- Cột E: Ngày hết hạn (YYYY-MM-DD)
- Cột F: Trạng thái (Đã thanh toán / Chưa thanh toán / Một phần)
- Cột G: Email khách
- Cột H: Số Zalo khách
- Cột I: Ghi chú (lịch sử trao đổi nếu có)

Hôm nay là [NGÀY HÔM NAY — bạn điền].

Hãy làm 3 việc:

VIỆC 1 — LỌC HÓA ĐƠN QUÁ HẠN
Trả về bảng Markdown gồm 6 cột:
- Số hóa đơn
- Tên khách
- Số tiền
- Số ngày quá hạn (= hôm nay − ngày hết hạn)
- Mức rủi ro (Thấp: <7 ngày | Vừa: 7-14 ngày | Cao: 15-30 ngày | Rất cao: >30 ngày)
- Hành động đề xuất

VIỆC 2 — SOẠN EMAIL NHẮC THANH TOÁN
Cho mỗi hóa đơn quá hạn, soạn 1 email nhắc với tone phù hợp mức rủi ro:
- THẤP (<7 ngày): nhẹ nhàng "Anh/chị xem giúp em nhé"
- VỪA (7-14 ngày): friendly reminder "Tuần này anh/chị có thể chuyển khoản giúp em không?"
- CAO (15-30 ngày): formal "Hóa đơn đã quá hạn 15+ ngày, em cần anh/chị xác nhận thời gian"
- RẤT CAO (>30 ngày): assertive "Em buộc phải tạm dừng dịch vụ nếu không nhận được phản hồi trước [ngày]"

Mỗi email gồm:
- Subject (rõ ràng, có số hóa đơn)
- Body 3-4 câu (tiếng Việt thuần, KHÔNG dùng "Dear/Best regards" tiếng Anh)
- Chữ ký "[Tên Owner]" (Owner tự điền sau)

VIỆC 3 — SOẠN TIN ZALO NGẮN
Cho mỗi khách, soạn 1 tin Zalo ngắn 2-3 câu kèm số hóa đơn + số tiền + STK Owner.

Trả lời theo định dạng:
- Bảng việc 1
- Section "Email nhắc" — 1 email/khách
- Section "Zalo nhắc" — 1 tin/khách

KHÔNG tự gửi. Owner sẽ duyệt từng tin trước khi gửi.
```

---

## Cài đặt quyền hạn cần thiết

| Quyền | Cho phép? | Lý do |
|---|---|---|
| ĐỌC Google Sheet | ✅ Có | Lọc hóa đơn quá hạn |
| GHI vào Google Sheet | ❌ KHÔNG | Trạng thái thanh toán Owner cập nhật tay |
| GỬI email tự động | ❌ KHÔNG | Owner duyệt từng email trước khi gửi |
| GỬI Zalo tự động | ❌ KHÔNG | Owner duyệt từng tin trước khi gửi |
| TRUY CẬP STK Owner | ⚠️ Lưu trong câu lệnh (không vào Claude memory) | STK paste vào câu lệnh mỗi lần dùng |

→ Nguyên tắc: **DRAFT only, KHÔNG SEND auto**. Claude soạn nháp, Owner duyệt từng cái rồi gửi tay (hoặc copy paste). Tránh trường hợp Claude gửi sai khách / sai số tiền không kiểm soát.

---

## Ví dụ output thật (mock-up)

### VIỆC 1 — Bảng hóa đơn quá hạn (3 hóa đơn)

| Số HĐ | Khách hàng | Số tiền | Quá hạn | Rủi ro | Hành động |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-127 | Công ty TNHH ABC | 12.500.000 | 5 ngày | Thấp | Email nhẹ nhàng |
| 2026-093 | Anh Nguyễn Văn B | 4.800.000 | 12 ngày | Vừa | Friendly reminder |
| 2026-051 | Chị Trần Thị C | 8.300.000 | 28 ngày | Cao | Email formal + Zalo |

### VIỆC 2 — Email nhắc

**Email 1 — HĐ 2026-127 (Công ty TNHH ABC, quá hạn 5 ngày)**

Subject: Nhắc nhẹ hóa đơn 2026-127 — Công ty TNHH ABC

Anh/chị Phòng Kế toán Công ty ABC ơi,

Em thấy hóa đơn 2026-127 phát hành ngày 15/5 (12.500.000đ) đã đến hạn thanh toán 23/5. Có lẽ tuần vừa rồi anh/chị bận quá nên chưa kịp xử lý. Anh/chị xem giúp em nhé, tuần này nếu chuyển được thì em gửi biên nhận ngay.

STK: [Owner điền]

Cảm ơn anh/chị nhiều.

[Tên Owner]

---

**Email 2 — HĐ 2026-093 (Anh Nguyễn Văn B, quá hạn 12 ngày)**

Subject: HĐ 2026-093 anh B ơi — quá hạn 12 ngày rồi

Anh B ơi,

Em check lại sổ sách thấy hóa đơn 2026-093 (4.800.000đ, phát hành 7/5, hạn 16/5) đến nay đã quá 12 ngày chưa được thanh toán. Tuần này anh có thể chuyển khoản giúp em không? Nếu cần chia 2 lần em cũng OK, anh báo em biết.

STK: [Owner điền]

Cảm ơn anh.

[Tên Owner]

---

**Email 3 — HĐ 2026-051 (Chị Trần Thị C, quá hạn 28 ngày)**

Subject: HĐ 2026-051 cần phản hồi từ chị C trước 31/5

Chị C kính mến,

Hóa đơn 2026-051 (8.300.000đ, phát hành 1/4) đến nay đã quá hạn 28 ngày. Em đã nhắn chị 2 lần qua Zalo nhưng chưa nhận được phản hồi.

Em cần chị xác nhận giúp em thời gian thanh toán cụ thể trước 31/5/2026. Nếu chị có khó khăn về dòng tiền, mình thảo luận phương án chia nhỏ — em sẵn sàng hỗ trợ.

STK: [Owner điền]

Em chờ phản hồi của chị.

[Tên Owner]

### VIỆC 3 — Tin Zalo ngắn

**Zalo 1 (Cty ABC):**
> Anh/chị Kế toán ABC ơi, HĐ 2026-127 (12.500.000đ) đã đến hạn 5 ngày. Anh/chị xem giúp em nhé. STK: [Owner điền]

**Zalo 2 (Anh B):**
> Anh B ơi, HĐ 2026-093 (4.800.000đ) quá hạn 12 ngày rồi. Tuần này anh chuyển giúp em được không? STK: [Owner điền]

**Zalo 3 (Chị C):**
> Chị C ơi, em cần chị xác nhận thanh toán HĐ 2026-051 (8.300.000đ) trước 31/5 ạ. Đã quá hạn 28 ngày. STK: [Owner điền]

---

## Mẹo dùng kỹ năng này hiệu quả

1. **Chạy hằng tuần** — sáng thứ 2 mỗi tuần, Owner mở Claude + paste template + đính kèm Sheet. Mất 5 phút có toàn bộ email + Zalo soạn sẵn.

2. **Bỏ STK ra khỏi câu lệnh** — Claude KHÔNG cần biết STK thật, Owner paste tay sau khi duyệt. Tránh STK trôi vào AI memory.

3. **Personalize tone theo mối quan hệ** — Sửa câu lệnh nếu khách thân (xưng "em-anh") hoặc xa lạ (xưng "chúng tôi-quý khách"). Eroca khuyên giữ tone "em-anh chị" Vietnam SME — gần gũi, hiệu quả.

4. **Lịch sử trao đổi cột I** — Nếu khách đã hẹn "tuần sau chuyển", ghi vào cột I trong Sheet. Claude đọc + soạn tin reminder phù hợp ("Chị X tuần trước hẹn em tuần này, em check lại").

5. **Theo dõi tỷ lệ phản hồi** — Sau 1 tháng, bạn biết: tin tone nhẹ nhàng hồi 30%, tone friendly hồi 60%, tone formal hồi 80%. Optimize template per khách segment.

---

## Câu hỏi thường gặp

**Q: Claude soạn tin sai tone — quá formal hoặc quá thân — sửa sao?**
A: Sửa phần "soạn 1 email nhắc với tone phù hợp" trong câu lệnh. Vd thêm "Tone friendly, không formal" hoặc "Tone thân thiết em-anh, không Mr/Mrs".

**Q: Tôi có khách chuỗi (1 khách nhiều hóa đơn) — Claude soạn tin riêng từng HĐ hay tổng hợp?**
A: Default Claude soạn tin riêng. Nếu muốn tổng hợp, thêm vào câu lệnh: "Nếu 1 khách có nhiều HĐ quá hạn, gộp vào 1 email tổng kèm bảng liệt kê".

**Q: Email tự động gửi được không?**
A: KHÔNG khuyến khích. Tin nhắc nợ là sensitive — gửi sai khách / sai số tiền = mất khách. Owner duyệt từng cái rồi gửi tay là an toàn nhất.

**Q: Muốn export thành PDF / Word để in?**
A: Claude trả về Markdown. Copy-paste vào Word / Pages / Google Docs → in. Hoặc kết hợp với Skill `docx` (Anthropic chính thức) để auto-generate Word file.

---

## Mở rộng nâng cao (Tier 2)

- **Gửi tự động qua Make scenario** — Claude soạn → Make scenario push vào Zalo OA / Gmail draft → Owner approve 1 click. Workflow 5 phút thay vì 30 phút.
- **Phân loại khách rủi ro** — Sau 3 tháng dữ liệu, Claude detect "khách X luôn trễ 2 tuần" → flag Owner đặt deposit / shorten payment terms.
- **Báo cáo cash flow forecast** — Cộng dồn hóa đơn dự kiến nhận về theo tuần → dự báo dòng tiền 4 tuần tới.
- **Tích hợp Salekit / CRM** — Sync trạng thái thanh toán với hệ thống bán hàng → khách nợ tự động đánh dấu trong CRM.

→ Eroca dạy 4 nâng cấp trong workshop AIBOSS AUTO CONTENT.

---

**Tác giả:** Eroca Thanh · 2026-05-28 · Bộ kỹ năng LM7 — Lead magnet brand Eroca Thanh
