# Kỹ năng mẫu #3 — Quy trình onboarding khách hàng

> Template `.md` ready-to-use — copy-paste vào Claude Desktop / Claude Code để Claude soạn full bộ onboarding khi có khách mới ký hợp đồng.
>
> Bản: v1.0 · Tác giả: Eroca Thanh · Bộ kỹ năng LM7

---

## Vấn đề kỹ năng này giải quyết

Bạn vừa ký hợp đồng với khách hàng mới (B2B service / agency / consultant / coach / SaaS). Bạn cần:

- Email welcome chính thức gửi ngay
- Checklist 5-10 việc setup cho khách (acc, tài liệu, lịch họp kickoff)
- Agenda buổi họp kickoff 60-90 phút
- Danh sách thông tin cần khách cung cấp (logo, brand color, brief, etc.)
- Timeline 30-60-90 ngày đầu

**Cách cũ:** Owner copy template Word cũ → search/replace tên khách → quên nhiều phần → khách feel "không chuyên" → first impression yếu.

**Cách mới:** Copy template → paste vào Claude → 2 phút có full bộ 5 deliverable sẵn sàng gửi khách. Khách cảm thấy "công ty này có quy trình rõ ràng".

---

## Câu lệnh chủ đạo (paste vào Claude)

```
Bạn là trợ lý onboarding khách hàng cho doanh nghiệp dịch vụ nhỏ Việt Nam.

Tôi vừa ký hợp đồng với khách hàng mới. Thông tin:
- Tên công ty khách: [TÊN CÔNG TY]
- Người liên hệ chính: [TÊN NGƯỜI]
- Vị trí người liên hệ: [VỊ TRÍ — vd Giám đốc / Marketing Manager]
- Email: [EMAIL]
- Loại dịch vụ Owner cung cấp: [VD: Tư vấn AI marketing 3 tháng / Thiết kế website / Booking-keeping outsource / Coaching 1-1]
- Giá hợp đồng: [VNĐ]
- Thời gian dự kiến: [Vd 3 tháng / 6 tháng]
- Ngày bắt đầu: [DATE]
- Owner: [TÊN OWNER hoặc TÊN CÔNG TY MÌNH]

Hãy soạn 5 deliverable:

DELIVERABLE 1 — EMAIL WELCOME
- Subject ngắn, ấm áp, có tên khách
- Body 5-7 câu: cảm ơn ký hợp đồng + giới thiệu ngắn về owner / team + flag bước tiếp theo + đề xuất họp kickoff trong 3-5 ngày tới
- Tone friendly nhưng professional, KHÔNG cứng nhắc
- Tiếng Việt thuần, không "Dear/Best regards" tiếng Anh
- Chữ ký "— [Tên Owner]"

DELIVERABLE 2 — CHECKLIST SETUP 10 VIỆC
Bảng Markdown 3 cột (Việc / Owner làm hay khách làm / Deadline):
1. Ký hợp đồng PDF + chuyển khoản cọc
2. Tạo nhóm Zalo / Larksuite / email thread chung
3. Khách cung cấp brand assets (logo PNG, brand color hex, font)
4. Khách cung cấp tài liệu công ty (intro deck, USP, target audience)
5. Khách cung cấp acc analytics (GA, FB Ads, hệ thống bán hàng)
6. Owner gửi project plan + timeline
7. Họp kickoff (offline hoặc online)
8. Owner setup workspace Notion / Drive / Google Sheet shared
9. Khách xác nhận team thành viên đại diện
10. Owner gửi first deliverable (vd brief / outline / draft)

DELIVERABLE 3 — AGENDA HỌP KICKOFF 75 PHÚT
Bảng Markdown 2 cột (Thời gian / Nội dung):
- 0-10 phút: Giới thiệu hai đội (Owner team + Khách team)
- 10-25 phút: Khách trình bày bối cảnh kinh doanh + mục tiêu cụ thể
- 25-45 phút: Owner trình bày approach + deliverable + timeline
- 45-60 phút: Q&A + clarify expectation
- 60-70 phút: Confirm next steps + assign tasks 2 tuần đầu
- 70-75 phút: Tổng kết + chốt kênh giao tiếp chính

DELIVERABLE 4 — DANH SÁCH THÔNG TIN CẦN KHÁCH CUNG CẤP
Format Notion-friendly:
1. Brand: logo (PNG transparent + JPG fallback), brand color (hex code), font primary + secondary
2. Tài liệu: intro deck công ty, USP 1-page, target audience persona
3. Truy cập: Google Analytics, Facebook Ads Manager, hệ thống bán hàng, CMS website
4. Người: team chính khách (3-5 người sẽ làm việc với Owner), người approve cuối
5. Tài chính: lịch thanh toán, người ký hóa đơn, MST công ty
6. Lịch: ngày khách rảnh họp tuần (slot fixed), kênh ưa thích (email / Zalo / Larksuite)

DELIVERABLE 5 — TIMELINE 30-60-90 NGÀY
Format roadmap:
- Tuần 1: Onboarding + collect tài liệu + kickoff meeting
- Tuần 2-4: Owner ship deliverable phase 1 (vd: audit + recommendation)
- Tuần 5-8: Implement phase 2 (vd: build + test)
- Tuần 9-12: Optimize + handover phase 3 (vd: tối ưu + train khách self-run)
- Cuối tháng 3: Review tổng kết + quyết định gia hạn / kết thúc

Tiếng Việt thuần. Mỗi deliverable cách nhau dấu phân cách rõ ràng để Owner copy riêng từng phần.
```

---

## Cài đặt quyền hạn cần thiết

| Quyền | Cho phép? | Lý do |
|---|---|---|
| ĐỌC thông tin khách hàng | ✅ Có (paste vào câu lệnh) | Customize content |
| TRUY CẬP CRM Owner | ⚠️ Optional | Nếu có CRM Salekit / HubSpot, Claude có thể đọc qua API + auto-customize |
| GỬI email tự động | ❌ KHÔNG | Owner duyệt email + gửi tay |
| TẠO acc / cấp quyền Notion / Drive | ❌ KHÔNG | Owner setup tay (sensitive) |
| LƯU thông tin khách vào memory Claude | ❌ KHÔNG | Mỗi chat session độc lập, không leak thông tin khách khác |

→ Nguyên tắc: **DRAFT only**. Claude soạn 5 deliverable, Owner duyệt + gửi tay + setup tay. Tránh AI tự cấp quyền nhầm.

---

## Ví dụ output thật (mock-up)

### Input

```
- Tên công ty khách: Công ty TNHH Spa Saigon Beauty
- Người liên hệ: Chị Lê Thị Mai
- Vị trí: CEO + Founder
- Email: mai.le@saigonbeauty.vn
- Dịch vụ: Tư vấn AI marketing 3 tháng (content + ads + analytics)
- Giá: 36.000.000 VNĐ
- Thời gian: 3 tháng
- Ngày bắt đầu: 2/6/2026
- Owner: Eroca Thanh
```

### DELIVERABLE 1 — Email welcome (output)

**Subject:** Cảm ơn chị Mai — bắt đầu hành trình AI marketing cho Saigon Beauty 🌿

Chị Mai thân mến,

Cảm ơn chị đã tin và chọn em đồng hành cùng Saigon Beauty trong 3 tháng tới. Em rất hào hứng được làm việc với chị và team — em đã đọc qua trang Facebook + website Saigon Beauty và thấy tone brand chị xây rất rõ.

Bước tiếp theo của mình:
1. Tuần này em gửi chị bộ checklist + danh sách thông tin cần chuẩn bị
2. Mình họp kickoff 75 phút vào ngày 5/6 (thứ Năm) 14h — chị xem giúp em có OK không?
3. Sau kickoff, em ship audit kênh marketing hiện tại + đề xuất 30 ngày đầu

Có gì chị nhắn em qua Zalo cho nhanh nhé. Em chào chị.

— Eroca Thanh

### DELIVERABLE 2 — Checklist 10 việc

| # | Việc | Owner / Khách | Deadline |
|---|---|---|---|
| 1 | Ký hợp đồng PDF + chuyển khoản cọc 50% | Khách | 2/6/2026 |
| 2 | Tạo nhóm Zalo "AI Saigon Beauty x Eroca" | Owner | 2/6/2026 |
| 3 | Khách cung cấp logo PNG transparent + brand color hex | Khách | 4/6/2026 |
| 4 | Khách cung cấp intro deck Saigon Beauty + danh sách spa branches | Khách | 4/6/2026 |
| 5 | Khách cấp quyền Facebook Ads Manager + GA4 (Editor role) | Khách | 4/6/2026 |
| 6 | Owner gửi project plan + 3-tháng timeline | Owner | 3/6/2026 |
| 7 | Họp kickoff 75 phút (online Zoom) | Cả 2 | 5/6/2026 14h |
| 8 | Owner setup Notion workspace shared + Google Drive folder | Owner | 5/6/2026 |
| 9 | Khách confirm team thành viên đại diện (1 marketing + 1 ops) | Khách | 5/6/2026 |
| 10 | Owner ship audit kênh marketing hiện tại | Owner | 12/6/2026 |

### DELIVERABLE 3 — Agenda kickoff 75 phút

(... tương tự — Owner tự đọc, em đã ship phần này trong câu lệnh)

### DELIVERABLE 4 — Danh sách info cần khách (output Notion-friendly)

```markdown
## Info cần Saigon Beauty cung cấp (deadline 4/6)

**1. Brand**
- Logo PNG transparent (1500x1500px+)
- Logo JPG fallback (cho web)
- Brand color: hex code primary + secondary + accent
- Font: tên font primary + secondary (link Google Fonts nếu được)

**2. Tài liệu**
- Intro deck Saigon Beauty (PDF / Slide)
- USP 1-page (Saigon Beauty khác gì spa khác?)
- Persona khách mục tiêu (tuổi / income / motivation)

**3. Truy cập**
- Facebook Ads Manager — invite eroca@erocathanh.com (Editor role)
- Google Analytics 4 — invite eroca@erocathanh.com (Editor)
- CMS website (WordPress / Haravan / Shopify)
- Hệ thống booking spa (nếu có)

**4. Người**
- Team chính làm việc với Eroca: ai? (3-5 người)
- Người approve cuối cho creative + ads spend

**5. Tài chính**
- Hạn thanh toán còn lại: ngày bao nhiêu?
- Người ký hóa đơn + MST công ty

**6. Lịch**
- Slot rảnh họp tuần (vd thứ Tư 10-12h)
- Kênh giao tiếp ưa thích: Zalo / Email / Larksuite?
```

### DELIVERABLE 5 — Timeline 30-60-90

```
Tháng 1 (2/6 → 30/6) — DISCOVERY + AUDIT
- Tuần 1: Kickoff + collect info + audit FB Ads hiện tại
- Tuần 2: Audit GA4 + content analysis
- Tuần 3: Đề xuất chiến lược 90 ngày + budget plan
- Tuần 4: Owner duyệt + Saigon Beauty approve

Tháng 2 (1/7 → 31/7) — IMPLEMENT
- Tuần 5-6: Setup ad campaigns mới + tracking pixels
- Tuần 7-8: Content production 30 days

Tháng 3 (1/8 → 31/8) — OPTIMIZE + HANDOVER
- Tuần 9-10: A/B test ads + tối ưu
- Tuần 11: Train team Saigon Beauty self-run
- Tuần 12: Report tổng kết + đề xuất gia hạn / kết thúc
```

---

## Mẹo dùng kỹ năng này hiệu quả

1. **Lưu prompt template cho dạng dịch vụ khác** — copy prompt + customize cho từng dạng service (consulting 3 tháng / coaching 1-1 / project 1-shot / SaaS subscription). 4 prompts khác nhau cho 4 loại khách.

2. **Đính kèm hợp đồng PDF** — Claude tự extract điều khoản + customize email + checklist theo nội dung hợp đồng thật.

3. **Personalize theo industry khách** — sửa prompt thêm "Khách thuộc ngành [SPA / EDU / F&B / RETAIL]" → Claude điều chỉnh ví dụ phù hợp ngành.

4. **Lặp lại hằng tuần** — sáng thứ 2 mỗi tuần Owner mở Claude, check khách mới ký tuần trước, paste template, ship onboarding trong 5 phút.

5. **Cập nhật checklist theo feedback khách** — sau 3-5 khách đầu, Owner biết "thường khách quên cấp acc GA4" → thêm vào checklist + tô đậm.

---

## Câu hỏi thường gặp

**Q: Tôi không phải agency, tôi bán SaaS / khoá học / sản phẩm — template này dùng được không?**
A: Có. Customize prompt phần "Loại dịch vụ" + "Timeline 30-60-90". SaaS: replace timeline với onboarding 7-14 ngày + training tutorials. Khoá học: replace với "Tuần 1: welcome + setup", "Tuần 2-12: lessons + assignments".

**Q: Khách của tôi là cá nhân (B2C), không phải công ty — sửa sao?**
A: Đổi "Tên công ty" → "Tên khách", bỏ "Vị trí". Email tone friendly hơn, ít formal. Timeline đơn giản hơn (vd Coaching 1-1: 8 buổi/8 tuần).

**Q: Tôi quên 1-2 điều thường — Claude có nhắc không?**
A: Có. Sau khi Owner dùng 5-10 lần, Owner ghi vào prompt phần "QUAN TRỌNG" những điều hay quên (vd: "Luôn confirm MST trước khi xuất hóa đơn"). Claude tự apply mỗi lần.

**Q: Khách quốc tế (English) — template hỗ trợ không?**
A: Đổi câu lệnh "Tiếng Việt thuần" → "English professional tone". Output sẽ là English. Hoặc bilingual.

---

## Mở rộng nâng cao (Tier 2)

- **Auto-trigger qua Salekit / CRM** — Khi khách ký hợp đồng + cọc tới TK, CRM trigger Make scenario → Claude generate 5 deliverable → gửi Owner duyệt → auto-send sau approve.
- **Welcome video clone** — Khách tier VIP nhận video welcome cá nhân hóa (HeyGen-style avatar) thay vì email text.
- **Workspace Notion auto-setup** — Claude tạo Notion page template + assign tasks + invite team khách qua API.
- **Onboarding completion tracker** — Mỗi tuần Claude check progress 10-step checklist + gửi nudge cho khách nào delay.

→ Eroca dạy 4 nâng cấp trong workshop AIBOSS AUTO CONTENT — chain skill thành "đội AI onboarding" tự động hoá 90% từ ký hợp đồng đến kickoff.

---

**Tác giả:** Eroca Thanh · 2026-05-28 · Bộ kỹ năng LM7 — Lead magnet brand Eroca Thanh
